○阿賀町立小・中学校文書事務取扱規程

平成25年3月1日

教育委員会告示第2号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、阿賀町立小・中学校(以下「学校」という)における文書事務の処理及び作成について必要な事項を定めるものとする。

(文書の定義と取扱いの原則)

第2条 この規程において、「文書」とは、収受文書の他に、職員が職務上作成、又は取得した書類、図面、地図、写真、フィルム及び電子文書(電子メール、コンピュータ等による情報処理の用に供されるもの及び紙面に出力されたものをいう。以下同じ。)のことをいう。

2 文書はすべて正確かつ速やかに取扱い、常にその処理経過を明らかにし、学校事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

3 文書はわかりやすく作成することを基本としなければならない。

(校長の職務)

第3条 校長は、学校における文書事務が適切かつ速やかに行われるよう留意し、常にその指導に努めなければならない。

(文書主任の配置と職務)

第4条 学校には、文書主任を置く。

2 文書主任は、校長が指名する者をもって充てる。

3 文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を掌握する。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(4) 文書の閲覧事務に関すること。

(5) その他文書事務に関すること。

4 文書主任は、文書係を兼ねることができる。

(文書係の配置と職務)

第5条 学校には、文書係を置く。

2 文書係は、校長が指名する者をもって充てる。

3 文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の管理、保管、廃棄及び引継に関すること。

(3) その他文書事務に関すること。

第2章 収受

(文書の収受)

第6条 文書は文書係において収受する。

2 職員が直接文書を受領したときは、速やかに文書係に回付しなければならない。

3 「親展」又は「秘」の表示のある文書及び個人宛文書は、開封してはならない。

(文書の受理及び回覧)

第7条 文書係は、次のとおり文書を受理し、回覧する。

(1) 文書は、その余白に受付印及び回覧印を押印し、文書受理簿に必要事項を記載する。

(2) 軽易な文書や冊子、その他これに類する印刷物及び校長が指示した文書は、文書受理簿への記載を省略して配付することができる。

(3) 文書は回覧し、校長は当該文書を閲覧のうえ確認印を押し、処理方針を指示する。

(4) 文書受理簿をコンピュータ等によって管理する場合は、記録の紛失、破損等がないよう、定期的にバックアップ処理又は紙面に印刷しなければならない。

(文書の配付)

第8条 文書係は、閲覧を受けた文書を各担当者へ配付する。

2 「親展」又は「秘」の表示のある文書及び個人宛文書は、宛先人に確実に配付する。

(配付文書の処理)

第9条 校長は、文書を閲覧したのち処理方針を定め、担当者に指示し、速やかにその処理をさせなければならない。

2 文書の配付を受けた担当者は、期限までに速やかに起案、回覧及びその他必要な処置をとらなければならない。

第3章 起案

(文書の起案)

第10条 事案の処理は、原則として起案によって行われなければならない。

2 起案の方法は、校長が別に定めるものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、軽易な事案については、校長の指示を受けて事案の処理をすることができる。

4 起案文書は、回議又は合議を経たのち校長の決裁を受けるものとする。

第4章 浄書及び発送

(文書の浄書)

第11条 起案者は、決裁後速やかに該当文書の浄書をする。

(公印及び契印)

第12条 校長は発送する文書のうち、必要なものについて公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。

2 契印は、法令等に定めのある場合を除き、原則として省略するものとする。

(文書の発送)

第13条 担当者は、文書を発送するときには、原則として文書発送簿に発送番号、発送年月日、宛先、件名等を記入するものとする。ただし、軽易な文書については文書発送簿への記載を省略することができる。

2 担当者は、文書発送簿に必要事項を記入し、校長、教頭及び文書係の確認を受ける。

3 担当者は、発送する文書の控えを取り、指定ファイルに保管する。

4 文書発送簿をコンピュータ等によって管理する場合は、記録の紛失又は破損等がないよう、定期的にバックアップ処理又は紙面に印刷しなければならない。

第5章 整理、保管及び保存

(文書の整理)

第14条 文書は文書分類基準表に基づき整理し、紛失、盗難、損傷等を防止し、重要なものについては、非常時に必要な処置ができるようにあらかじめ適切な措置を講じておかなければならない。

(文書の保管)

第15条 担当者は、文書分類基準表に基づき分類番号ごとに保管する。

2 文書係は、文書が必要に応じて活用できるよう、常に区分保管に努めなければならない。

(文書の保存)

第16条 文書は、文書分類基準表に基づき整理し保存する。

(1) 整理は年度によるものとし、暦年による必要があるものは暦年により区別して行う。

(2) 事案が複数事項に関係があるものは、もっとも関係の深い項目に保存する。

(保存年限)

第17条 整理、保存した指定ファイルの保存年限は、法令、規則に定めるほかは文書分類基準表によるものとする。

2 保存年限は、文書を処理した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあっては処理した日の属する年の翌年1月1日からとする。

(文書の持ち出し)

第18条 文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。

第6章 公開

(文書の公開)

第19条 文書の公開は、阿賀町情報公開条例(平成17年阿賀町条例第12号)及び阿賀町個人情報保護条例(平成30年阿賀町条例第6号)の規定に基づき行うものとする。

第7章 廃棄

(文書の廃棄)

第20条 保存年限が経過した文書は、文書係が作成した文書廃棄簿により校長の決裁を受け廃棄するものとする。

2 文書を廃棄するにあたっては、裁断、焼却等の適切な方法をとらなければならない。

第8章 補則

(その他)

第21条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。

附 則

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日教委告示第1号)

この告示は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月19日教委告示第2号)

この告示は、令和2年4月1日から施行する。

阿賀町小・中学校文書分類基準表

大分類

中分類

小分類

分類番号

表簿名

保存年数

1

総務

0

総括

0

100

学校関係法令集

常用

1

総務

0

総括

1

101

学校沿革誌

永年

1

総務

0

総括

2

102

学校諸規程

常用

1

総務

1

運営

0

110

学校日誌

5年

1

総務

1

運営

1

111

職員会議録

2年

1

総務

1

運営

2

112

学校評価

2年

1

総務

1

運営

3

113

町教委 届・承認

5年

1

総務

1

運営

4

114

事務引継届

2年

1

総務

1

運営

5

115

学校訪問

5年

1

総務

1

運営

6

116

バス関係

2年

1

総務

2

組織

0

120

職員名簿・校務分掌表

5年

1

総務

2

組織

1

121

学校評議員

5年

1

総務

2

組織

2

122

予算委員会・選定委員会

5年

1

総務

3

教務

0

130

教務関係

2年

1

総務

3

教務

1

131

日課表・時間表・行事予定表

5年

1

総務

3

教務

2

132

自習計画・校外学習計画

1年

1

総務

4

学籍

0

140

学籍関係通知

5年

1

総務

4

学籍

1

141

児童生徒名簿

5年

1

総務

4

学籍

2

142

出席簿

5年

1

総務

4

学籍

3

143

出席状況報告

5年

1

総務

4

学籍

4

144

転入関係

5年

1

総務

4

学籍

4

144

転出関係

5年

1

総務

4

学籍

5

145

区域外・学区外通学

5年

1

総務

4

学籍

7

147

証明書交付台帳

5年

1

総務

4

学籍

8

148

卒業・進級認定関係

5年

1

総務

4

学籍

9

149

就学予定者名簿

5年

1

総務

5

表簿

0

150

卒業証書授与台帳

永年

1

総務

5

表簿

1

151

指導要録(学籍)

20年

1

総務

5

表簿

2

152

指導要録(指導)

5年

1

総務

5

表簿

3

153

指導要録抄本

5年

1

総務

5

表簿

4

154

転学児童・生徒指導要録(学籍)

20年

1

総務

5

表簿

5

155

転学児童・生徒指導要録(指導)

5年

1

総務

6

教科書

0

160

教科書関係

2年

1

総務

6

教科書

1

161

教科用図書配当表

5年

1

総務

6

教科書

2

162

教材使用届・副読本

2年

1

総務

7

文書・統計

0

170

文書受理簿

5年

1

総務

7

文書・統計

1

171

文書発送簿

5年

1

総務

7

文書・統計

2

172

文書廃棄簿

5年

1

総務

7

文書・統計

3

173

県教委(重要公文書)

5年

1

総務

7

文書・統計

4

174

下越教育事務所

2年

1

総務

7

文書・統計

5

175

町教委

2年

1

総務

7

文書・統計

6

176

その他の文書

2年

1

総務

7

文書・統計

7

177

派遣申請

2年

1

総務

7

文書・統計

8

178

学校基本調査・教員統計調査

2年

1

総務

7

文書・統計

9

179

調査・統計

2年

2

指導

0

教科

0

200

国語

2年

2

指導

0

教科

1

201

社会

2年

2

指導

0

教科

2

202

算数・数学

2年

2

指導

0

教科

3

203

理科

2年

2

指導

0

教科

4

204

生活

2年

2

指導

0

教科

5

205

音楽

2年

2

指導

0

教科

6

206

図画工作・美術

2年

2

指導

0

教科

7

207

家庭科・技術

2年

2

指導

0

教科

8

208

保健・体育

2年

2

指導

0

教科

9

209

道徳

2年

2

指導

1

教科

0

210

外国語

2年

2

指導

1

教科

1

211

総合的な学習

2年

2

指導

1

研修

2

212

全国学力テスト等

2年

2

指導

2

各種教育

0

220

人権教育・同和教育

2年

2

指導

2

各種教育

1

221

情報・プログラミング教育

2年

2

指導

2

各種教育

2

222

図書館教育

2年

2

指導

2

各種教育

3

223

食育教育

2年

2

指導

2

各種教育

4

224

国際理解教育

2年

2

指導

2

各種教育

5

225

特別支援教育

2年

2

指導

2

各種教育

6

226

環境教育

2年

2

指導

2

各種教育

7

227

福祉(ボランティア)教育

2年

2

指導

2

各種教育

8

228

キャリア教育

2年

2

指導

2

各種教育

9

229

へき地複式教育

2年

2

指導

3

各種教育

0

230

安全教育

2年

2

指導

3

各種教育

1

231

防災教育

2年

2

指導

4

特別活動

0

240

入学式・卒業式

2年

2

指導

4

特別活動

1

241

文化祭

2年

2

指導

4

特別活動

2

242

遠足・集団宿泊的行事

2年

2

指導

5

指導

0

250

生徒指導関係

2年

2

指導

5

指導

1

251

適応指導

2年

2

指導

5

指導

2

252

通級指導

2年

2

指導

5

指導

3

253

教育相談・スクールカウンセラー

2年

2

指導

5

指導

4

254

児童生徒事故報告書

5年

2

指導

5

就学・進路指導

5

255

就学指導関係

2年

2

指導

5

就学・進路指導

6

256

就学時健康診断票

5年

2

指導

5

就学・進路指導

7

257

進路関係

2年

2

指導

5

就学・進路指導

8

258

学校説明会・体験入学

2年

3

保健

0

保健

0

300

保健関係

5年

3

保健

0

保健

1

301

学校医等執務記録簿

5年

3

保健

0

保健

2

302

保健日誌

5年

3

保健

0

保健

3

303

フッ素洗口関係

5年

3

保健

0

保健

4

304

保健調査・統計

5年

3

保健

0

保健

5

305

感染症関係・感染症関係報告

2年

3

保健

0

保健

6

306

出席停止関係

5年

3

保健

0

保健

7

307

郡学校保健委員会

5年

3

保健

1

保健

0

310

児童生徒健康診断関係

5年

3

保健

1

保健

1

311

児童生徒健康診断票

在学中

3

保健

1

保健

2

312

児童生徒歯の検査票

在学中

3

保健

1

保健

3

313

職員健康診断関係

5年

3

保健

1

保健

4

314

職員健康診断票

在勤中

3

保健

1

保健

5

315

学校環境衛生検査

5年

3

保健

1

保健

6

316

日本スポーツ振興センター

10年

4

給食

0

給食

0

400

給食関係

2年

4

給食

0

給食

1

401

食物アレルギー関係

2年

4

給食

0

給食

2

402

食物アレルギー個別カルテ

在学中

4

給食

0

給食

3

403

給食会計

5年

4

給食

0

給食

4

404

給食費個人別徴収台帳

5年

5

研修

0

研修

0

500

研修・研究会関係

2年

5

研修

0

研修

1

501

県立教育センター

2年

5

研修

0

研修

2

502

町学習指導センター

2年

6

人事

0

任免

0

600

現職員履歴書

在勤中

6

人事

0

任免

1

601

辞令書(写)

5年

6

人事

0

任免

2

602

旧職員履歴書(写)

永年

6

人事

0

任免

3

603

退職職員履歴書

永年

6

人事

0

任免

4

604

免許状関係

2年

6

人事

0

任免

5

605

教職員事故報告書

5年

6

人事

0

任免

6

606

公務・通勤災害関係

5年

6

人事

0

任免

7

607

臨時職員配当採用内申

5年

6

人事

0

任免

8

608

叙位叙勲(賞罰)関係

永年

6

人事

1

服務

0

610

出勤簿

5年

6

人事

1

服務

1

611

休暇簿

5年

6

人事

1

服務

2

612

週休日の振替簿・代休日の指定簿

5年

6

人事

1

服務

3

613

適法な交渉等にかかる休暇簿

5年

6

人事

1

服務

4

614

組合休暇簿

5年

6

人事

1

服務

5

615

承認研関係

5年

6

人事

1

服務

6

616

職員諸願・届

2年

6

人事

1

服務

7

617

私有車公務使用届

5年

6

人事

2

給与

0

620

給与関係

5年

6

人事

2

給与

1

621

給与・旅費条例規則関係

常用

6

人事

2

給与

2

622

昇格昇給内申・昇給昇格発令通知

5年

6

人事

2

給与

3

623

給料の調整額

5年

6

人事

2

給与

4

624

特殊勤務・特殊業務手当

5年

6

人事

2

給与

5

625

時間外勤務手当

5年

6

人事

2

給与

6

626

期末勤勉手当・勤務状況報告

5年

6

人事

2

給与

7

627

給与等支出内訳表

5年

6

人事

2

給与

8

628

給与照合表

5年

6

人事

2

給与

9

629

給与システム関係

3年

6

人事

3

給与

0

630

年末調整関係

7年

6

人事

3

給与

1

631

源泉徴収票

7年

6

人事

3

給与

2

632

扶養控除等(異動)報告書

7年

6

人事

3

給与

3

633

保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書

7年

6

人事

3

給与

4

634

住宅取得控除申告書

7年

6

人事

3

給与

5

635

臨時・非常勤関係

5年

6

人事

3

給与

6

636

財形貯蓄

3年

6

人事

4

手当

0

640

扶養手当認定簿

5年

6

人事

4

手当

1

641

児童手当認定簿・現況届

5年

6

人事

4

手当

2

642

住居手当認定簿

5年

6

人事

4

手当

3

643

通勤手当認定簿

5年

6

人事

4

手当

4

644

単身赴任手当認定簿

5年

6

人事

4

手当

5

645

へき地手当支給調書

5年

6

人事

4

手当

6

646

一斉確認

5年

6

人事

4

手当

7

647

認定簿(手当終了・喪失)

5年

6

人事

5

旅費

0

650

旅費関係

5年

6

人事

5

旅費

1

651

旅費計算書・支給内訳書

5年

6

人事

5

旅費

3

653

旅行命令依頼簿

5年

6

人事

6

福利厚生

0

660

福利課

2年

6

人事

6

福利厚生

1

661

共済組合被扶養者認定関係

5年

6

人事

6

福利厚生

2

662

退職関係

5年

7

財務

0

町会計

0

700

町会計関係・予算要求関係

5年

7

財務

0

町会計

1

701

切手・はがき受払簿

5年

7

財務

1

就学援助

0

710

就学援助関係

5年

7

財務

1

就学援助

1

711

特別支援就学奨励費

5年

7

財務

1

就学援助

2

712

医療券給付関係

5年

7

財務

2

預り金

0

720

学校預り金関係

5年

7

財務

2

預り金

1

721

学校預り金検収台帳

5年

7

財務

2

預り金

2

722

口座振替関係

5年

7

財務

2

預り金

3

723

口座振替契約書

5年

7

財務

2

預り金

4

724

各預り金会計簿・決算報告

5年

7

財務

3

施設

0

730

安全点検

5年

7

財務

3

施設

1

731

防火管理者選任(解任)

5年

7

財務

3

施設

2

732

学校施設台帳

5年

7

財務

3

施設

3

733

警備保障関係

5年

7

財務

3

施設

4

734

施設設備点検関係

5年

7

財務

3

施設

5

735

施設設備借用願

2年

7

財務

4

備品

0

740

備品関係

5年

7

財務

4

備品

1

741

備品台帳

永年

7

財務

4

備品

2

742

理科教育等設備台帳

永年

7

財務

4

備品

3

743

薬品台帳

永年

7

財務

4

備品

4

744

図書台帳

永年

7

財務

4

備品

5

745

備品廃棄申請・承認関係

5年

8

渉外

0

PTA

0

800

PTA関係

2年

8

経理

0

諸会計

1

801

PTA会計簿

5年

8

渉外

0

諸団体

2

802

小教研・中教研

2年

8

渉外

0

諸団体

3

803

小体連・中体連

2年

8

渉外

0

諸団体

4

804

緑の少年団

2年

8

渉外

0

諸団体

5

805

同窓会関係

2年

8

渉外

0

諸団体

6

806

その他の諸団体

2年

阿賀町立小・中学校文書事務取扱規程

平成25年3月1日 教育委員会告示第2号

(令和2年4月1日施行)